だいご歯科クリニック
〒335-0023 埼玉県戸田市本町5-13-26 江口戸田公園ビル2F
DentNetを導入して変わったことは何ですか？
DentNet導入後一番変わったことは、予約に関する電話が来た時の対応が楽になったことです。PCがあればどこにいても予約状況の確認ができますし、DentNetはリアルタイムで更新されていくので、わざわざ受付に確認しに行く必要がなくなりました。また、どのPCでも予約が取れるようになったことで、忙しい時は別の所に置いているPCを一時的に受付に持ってきてお会計をするなど、場所にとらわれずに臨機応変に対応できるようになりました。
導入前は、アナログからデジタルに変わることで大きな混乱や予約移行の漏れが生じるか不安でしたが、移行時に担当の方が1日中当院につきっきりでサポートして下さったので、予想よりもスムーズに移行できました。当院のスタッフからは、「患者さんの予約確認を行う際の検索がスムーズにできるのでありがたいです。」「いつでも自分の勤務状況が確認できるので便利です。」といった声があがっています。今後は、キャンセル率の減少のため、チェアサイドでタブレットを利用した予約ができるように検討しています。
DentNetを検討されたきっかけは何でしたか？
理由としては大きく3つあります。
- 紙のアポイント帳での限界を感じたから
- 予約確認メールの手間を省きたかったから
- 集計作業を容易にしたかったから
患者数の増加に伴いユニットを増設した結果、土曜日など忙しい日は100名を超える来院数となりました。受付では直近1～2か月の予約用のアポイント帳とリコール予約用のアポイント帳の2冊を使って予約を取っている状態でした。会計中に電話がくると患者さんの前でアポイント帳を出し入れし、予約を取っていれば横で待って、というような状態で予約表は色々なところを行ったり来たりしていつもボロボロでした。予約変更前のアポイントを消し忘れて空白の時間ができてしまうこともしばしばありました。加えて、スタッフの数が増えるにつれ、勤務時間の管理も困難になっていました。当院は週休2.5日制で、日曜・祝日以外の休みはバラバラです。パート勤務の衛生士さんのシフトの記入や、常勤の振替出勤の記載などのミスが目立つようになってきたため、紙での管理は限界と言える状態でした。
また、当院では以前から予約確認にSMSを使用していたのですが、それを送るにあたり、かなりの手間と時間がかかっていました。まずレセコンで予約情報を入力し、その予約が紙と相違ないかを確認し、データを別のPCに移し、そのPCに入れているSMS送信ソフトを起動させて送る、といった作業を毎日繰り返していました。会計業務と並行してこの作業を昼までに終わらせなければならず、受付だけ昼休みが短くなってしまうことがしばしば起こっていました。さらに、当院では毎月コンサルティングの方を呼んで月間報告を行っているのですが、報告書作成のため、月の来院数やキャンセル率を出したり、新患の来院経路を調べたりするのも紙のアポイント帳を1枚1枚チェックしながらの手作業だったので、月末月初はその集計も負担となっていました。これらの点を改善したいと思い、デントネットを導入することにしました。
今後どんな医院にDentNetは必要になると思いますか？
基本的にはどんな医院さんにも入れて損はない機能がそろっていると思います。強いて言えば来院患者さんが多い医院さんほど必要だと思います。
お勧めの機能は、来院経路・年齢層・次回予約などの様々な条件を付けて患者さんを検索できる機能ですね。自費患者さんの割り出しや月間の集計にとても役に立っています。DentNetを使いこなせば、色々な集計やキャンセル・中断などの管理、自費患者さんのピックアップなども容易にできるので、来院数アップの取り組みもしやすくなると思います。
今後の医院の展望をお教えください。
今後はさらに1日平均来院数70人を目指して、カウンセリングなどを強化して診療の質を高めていきたいと思っています。そして、当院を選んで頂く患者様に対し、 『丁寧な治療の説明』『患者様個人の生活スタイルに合わせた治療』『安心・安全な治療』『その場しのぎの治療はせず、長期間に渡って安定する治療』を行っていきたいと考えております。 また、歯科医療も日進月歩ですので、いつも勉強する姿勢を忘れないように心掛け、価値ある新しい治療を提供出来るように努力していきます。
