たねいち歯科医院
〒155-0031 東京都世田谷区北沢2-22-15シモキタWEST 1Ｆ
導入目的を教えてください
● 患者さんの待ち時間を減らしたい
● 受付とチェアサイドで担当医師・歯科衛生士が予約を取れるようにしたい
導入してどのような変化がありましたか？
リアルタイムで全スタッフが患者さんの情報を共有できるところに最大のメリットがあることに気付きました。例えば、
● 刻々と変化する予約情報に従って、スタッフが効率的に行動する＝水平展開
● 受付業務の質がスタッフの経験値に左右されにくくなった＝スキルの標準化
● 全員の状況が把握できるので、助け合って行動するようになった＝チームワーク
というように、診療の流れが非常に効率化されたのです。つまり、予約システムの導入は、医院全体の時間管理能力の底上げになるということです。当法人の活用状況をあえて数値で表現すると、今まで100だった生産能力が120になったというところでしょうか。スムーズかつ安全に診療をこなせるようになったことで、職場環境が良くなりました。ストレスも一掃される画期的なツールです。
経営面でどのように役立っていますか？
予約システムでは、患者さんのパーソナルな情報（対応の注意点・家族情報・紹介者等）を管理できるようになっており、この情報が「予約情報」とリンクしているため、患者さんへの対応が非常に丁寧になりました。こうした情報は、デジタル化されていない医院の場合、ベテラン受付スタッフの記憶にのみ蓄積されていることが多いのですが、医院の財産として蓄積され、継承していくことができる点も、経営的視点から重要と考えます。
また、今後コミュニケーションとして、携帯メールは有効な情報交換ツールになると思われます。当法人でも、メール活用の案内開始から6ヶ月で1000人以上の登録がありました。特に事前確認メールはかなりの割合で無断キャンセルを防ぐことができます。
事前に確認のできるキャンセルと無断キャンセルとでは、意味が全く違います。直前でも連絡がついてキャンセルが確認できれば、「いつでも来てくれる患者さん」に連絡することができます。地域密着型の歯科医院の場合、このような患者さんを多数ストックしていますから、これらをデータとして把握しておけば、彼らに受診の機会を与えることができます。
導入を検討されている方へ
紙の予約表を使用している医院では、その日の予約表をコピーして、診療室に貼っているのがほとんどではないでしょうか。紙に書いた情報は、過去からも未来からも切り取られた単なる「メモ」にしか過ぎませんが、デントネットに蓄積された情報は「時系列につながるデータ」として全く質の異なるものになります。全てのスタッフが過去にも未来にもつながるデータを参照できる「情報の水平展開」によって、今までになかった行動を生むようになるのです。このように、情報共有によってスタッフの意識や行動、そして生産能力を上げるタイムマネジメントツールは、これからの時代に有効なソフトだといえるでしょう。当法人では、診療の流れも一変させるほどインパクトのある投資となりました。
