神奈川県藤沢市
当院では受付に専任のスタッフを配置していますが、歯科助手未経験者を採用する機会も多々あります。未経験者の場合は仕事に慣れるまで、例えば治療内容とアポイント時間の紐づけが難しく、5分の処置も30分の処置も同じ枠で予約されてしまうという問題がありました。
この状況を恒久的に解決するために、現場で治療内容を把握したドクターや衛生士がその場で予約を取る「チェアサイド予約」ができる環境が不可欠と考えデントネットの導入を決めました。
またメンテナンス中心の医院運営を見据えていたため、数ヶ月先の予約まで柔軟に取れる強みも導入の後押しとなりました。
導入して最も変わったのは“情報を共有できる安心感”が現場に生まれたことです。
肝炎や骨粗鬆症の服薬情報などをアイコンで共有でき、スタッフ全員が患者様への対応に配慮できる環境が整いました。紙のアポ帳では実現できなかった価値です。
また、キャンセルや変更の電話にも受付から即時に対応可能。診療室に移動する手間がなくなり業務効率が向上しました。
さらに、キャンセル待ちリストの活用で空いた枠をすぐ埋める対応もスムーズになり、外出先から予約表を確認してスタッフへ指示できる機動力も今の運営スタイルに非常にマッチしています。
デントネットのSMS機能を導入してからはキャンセル率が明らかに減少しました。
電話連絡では繋がらなかった患者様ともスムーズにやりとりできるようになり、来院時に「SMSありがとう」とお礼を言われることも増えました。
これまでは履歴を見てキャンセルの多い方にだけ電話していましたが、今では全員に簡単に事前連絡が可能に。
うっかり忘れ対策や複数予約の最終確認としてもSMSが役立ち、患者様との信頼関係の向上に大きく貢献しています。
株式会社ジェニシスは、情報セキュリティマネジメントシステムの認証及びプライバシーマークの取得により、継続的な改善を行い、常に最良の状態を維持します。