予約システム デントネット 歯科
予約システム デントネット 歯科    
- 歯科医院向け予約管理システム -
DentNet

 

 
「DentNet」 についてこれまでいただいたご質問の代表例をご紹介します。
本当に歯科の予約表として使えるのか?

使いやすいか?操作は簡単か?

サポートは大丈夫か?何かあった時、すぐに来てくれるか?

データセンター、インターネット回線障時に予約表が見れないのは困る。

データ漏洩が心配だ

DentNetの使用は、個人情報保護法上問題はないのか?

自動連絡で無断キャンセルは減るのか?キャンセル待ち機能は有効か?

DentNetの保守・運用費が他の類似システムに比べて高いのは何故か?

受付用PCの値段が市販の商品に比べて高いのは何故か?自前のPCを受付用PCに利用できないか?

予約処理コンピュータを院外に置くのは心配だ。院内に設置したい。

DentNetはインターネットを使うので、ウィルス、セキュリティが心配である。

インターネット時代に対応し、また、受付業務の効率化、経営分析等の為に DentNetを導入したいがスタッフが反対している。どうしたらよいか?

従来のノートでの予約処理に問題はない。

数年前、アポイントシステムを売っていた会社が倒産し、ひどい目にあった。ジェニシスは大丈夫か?

費用対効果は?
すでにホームページを持っていますが、連動できますか?
当医院には予約ルールがあって、患者さんが勝手に予約されては困ります。
予約表に治療部位や保険種別の表示ができますか?
小規模の医院だが、メリットはあるか?
Macで使えますか?
レセコンとの連携は?
ADSLではなくISDNを使用しているが。。。
ノートPCは使えるか?
スタッフ管理は、自己申告。虚偽の申告をされたらどうするのか?
インターネット予約は手軽ですが、いたずらされないのですか?
スタッフ管理の入力を診療中に行うのは不可能では?
インターネットは時期尚早。インターネットで予約してくるとは思えない。
インターネットでの予約変更やキャンセルは、これまでより患者が手軽にできる。受付で対応するよりも変更やキャンセルが増えるのではないか?

リライトカードは何が便利なのですか?
 

本当に歯科の予約表として使えるのか?

  歯科のアポイントシステムは以前から売り出されているが、中途半端で使えるものがない。医院の予約は医院毎のやり方があり、コンピュータ化が難しいのが定説であり、大部分の先生はノートでの予約表に問題があると気付きながらも諦めている。 DentNetは本当に使えるのか?
  開発の段階から大中小それぞれの規模の医院の先生にご意見を伺って、柔軟なシステムを作りました。 DentNetのデモを見ていただいた先生方も、誰も良く出来ていると感心してくれます。また、現実にDentNetユーザ医院さんはノートを一切使わずに予約処理を行っています。

別紙 “DentNet導入医院様の声” を参照願います。

 

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使いやすいか?操作は簡単か?
 

60歳近い高齢の受付の方も、問題なく、使っております。
日常業務に使う機能については数 10分の指導・訓練でOKです。特に、マニュアルを見なくてもOKです。たまにしか使わない機能については、必要に応じて弊社サポートセンターに電話をして頂ければ、サポートセンターでは、医院様で見ている画面と同じ画面をみてお教えいたしますので、心配は要りません。

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サポートは大丈夫か?何かあった時、すぐに来てくれるか?
 

DentNetは専用のデータセンターにコンピュータを設置してインターネット回線を介して歯科予約管理サービスを提供します。
トラブル時の迅速な対応の為、インターネット工事及び院内工事は原則として地元業者に依頼するようにしております。従いまして、何かトラブルがあった場合、医院さんから弊社サポートセンターに電話していただければ、データセンターの問題か、インターネット・医院側の問題かを弊社のほうで切り分け、インターネット回線・医院側の問題と思われる場合は、弊社から工事を依頼した地元業者さんに連絡し、トラブルに対応して頂きます。また、操作・機能に対する問い合わせ等は、弊社サポートセンタで対応できますので、即座に対応することが出来ます。
このような方式により、遠方の医院様にも安心して DentNetをご使用いただけます。
ちなみに弊社から最も遠い場所にある医院様は北海道知床半島近くの医院様(ウェル歯科診療室院長木村也寸志先生)ですが、問題なく DentNetをご使用いただいております。

データーセンター、インターネット回線障時に予約表が見れないのは困る。
 

毎日 2回昼休み時間と夜間にデータセンタ保管の予約情報を医院様の受付パソコンにダウンロードしております。従いまして、ご指摘のようなことが起こった場合は、受付パソコンの予約データビューボタンをクリックしていただければ、朝一番の予約状況、或いは午後一番の予約状況が表示されますので、安心です。

但し、障害中は予約の取得は出来ませんので、予約の取得は障害回復後となります。

数年間に一度の発生頻度であること、及び障害時間も 2〜3時間程度ですので、開発費用削減のため、このような機能とさせていただきました。

DentNetサービスは2003年9月から行っておりますが、データセンター障害は台風時に一度あっただけです。また、回線障害は、ある医院で一件ありましたが、それぞれ2時間程度の障害でシステムは復旧しました。運用上、特に問題はありませんでした。

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データ漏洩が心配だ
 

DentNetでは、サーバコンピュータとデータベースは日本テレコムデータセンター基準に準拠した専用のデータセンター(*)に設置し、専門技術者により、管理・運営されております。
予約データを取り扱う技術者は弊社の特定の社員であり十分教育され且つ、管理された中で業務を行います。
当社は個人情報取り扱い事業者として、万が一の場合に備えて、個人情報保護法対策保険に加入しております。
また、会社として、今年末までにプライバシーマーク取得認定企業になるべく準備をすすめております。

現在、世の中にはインターネットを介したバンキングサービスが存在し、セキュリティ技術は極めて高度なものになっておりデータ漏洩の心配はないと考えます。
このような状態ですので、安心して DentNetをご利用いただけます。

*電源・機器は二重構成で高い信頼性を有しております。外部からの攻撃に対してファイアーウォールを設置しております。建物は、耐震構造で、非常発電設備・自動空調管理システム・自動消火設備が設置されておりますので、高い信頼性と安全性を有しております。

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DentNetの使用は、個人情報保護法上問題はないのか?
      個人情報保護法の基本的な考え方は、個人情報は個人の財産であるから、当該個人の許可なく使用してはいけないということをベースとして種々の規制が設けられております。
例えば、情報収集する場合は、利用目的を予め明確にして情報を収集すること。
また収集目的の範囲内で、情報を利用することが義務づけられています。
また本人の同意なしに第三者に情報を提供することも禁じられております。
しかしながら、収集情報の利用目的を達成する為に、業務委託をすることは第三者提供に当たらないとしております。
DentNetサービスは当社と歯科医院様の間で予約管理業務に関する業務委託契約を行なうことによりサービスを提供致しますので、個人情報保護法上、何ら問題はございません。
 
 
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自動連絡で無断キャンセルは減るのか?キャンセル待ち機能は有効か?
       

カリエス治療では、次回来院がそれほど先ではないので、忘れ原因 は少なくなりますが、それでも「ついうっかり」の忘れも結構あります。従いまして、事前に予約確認の連絡をすることは無断キャンセル防止につながり、患者さんにも喜ばれます。
ある医院様では、 DentNet導入後、1年間で導入前に比べて患者数が約50%増となっており、キャンセル率も12.6%から5%に減っております。また変更・キャンセルが1日3.6人から2.4人に減っており、当日新しく入った患者さんは1日1.3人から3.5人に増えております。これらの効果はDentNet導入による予約の事前連絡とキャンセル待ち機能の活用、その他DentNetの総合機能による効果と考えております。1日1人来院患者が増えるだけでも保険ベースで月11万程度の増収となりますから大きいですよね。

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DentNetの保守・運用費が他の類似システムに比べて高いのは何故か?
     
DentNetの保守・運用費用には以下のものが含まれており、他のシステムに比べてサービス範囲が大きいからです。   
(1) サーバコンピュータのホスティングサービス(*)費用
*データセンターサービスの専門業者に依頼してコンピュータを借用し、運用・管理して頂く費用
 
(2) 予約データ等のデータベースのバックアップシステムとシステム運用管理費用
 
(3) 医院さんからの問合せ対応費用
(4) 医院さんからの要望に基づいての機能改造、機能向上費用 
(5) 個人情報保護法対策費用(保険、セキュリティ対策)等です
上記(1)(2)を行なっているので、院内にサーバコンピュータを設置する必要がなくなります。この為、医院スタッフによるやっかいな毎日のデータベースバックアップ作業がなくなります。また、院内にサーバコンピュータがないということで医院さんでの個人情報保護対策がゆるやかなものとなります。
DentNetは多少、他システムに比較して保守運用費用は高いですが、医院様にとって充分メリットの大きいものとなっております。
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受付用 PCの値段が市販の商品に比べて高いのは何故か?自前の PCを受付用PCに利用できないか?
     
(1) 電話系制御プログラムの搭載(電話音声系機能使用時必須)
(2) 磁気カード制御プログラムの搭載(磁気カード使用時必須)
(3) ウィルスチェックプログラムの搭載(セキュリテイ対策として必須)
(4) ファイアーウォールプログラムの搭載(セキュリテイ対策として必須)
(5) リモートメンテナンスプログラムの搭載(端末操作不明時に当社スタッフによる操作指導、代行等に使用)
(6) ハード障害時に専門業者による駆けつけ保守サービス
当社の予約システムは医院業務のインフラを担うという点から、電話(音声)系機能あるいは磁気カードを使用する場合は、システムの信頼性確保、無用なトラブル回避の為、当社指定PCの使用を前提とさせて頂いております。 但し、電話(音声)系機能あるいは磁気カードを使用しない場合は必ずしも当社指定のPCを使用する必要はありません。この場合、端末のセキュリティ対策、ハード障害時の対策は医院様で対応して頂くことになります。
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予約処理コンピュータを院外に置くのは心配だ。院内に設置したい。
     

DentNetはインターネットを介してデータセンタにあるプログラムによりサービスを提供しておりますので、データセンターが障害になった時、或いはインターネット回線が障害になった場合、予約処理が出来なくなる。また、安全の為、プログラムも、予約データも院内に置きたい。

 
コンピュータが障害になった場合は、院内にコンピュータを置いても、データセンターにコンピュータを置いても予約業務に支障が出るのは同じことであると思います。
院内にコンピュータを置くことにより、次のような問題が出てきます。
(1) コンピュータ設置の場所が必要になります。
(2) コンピュータの信頼性を上げる為に、電源の二重化、機器の二重化が必要になり費用が高くつきます。
 
(3) 更に、データのバックアップを毎日、 1日2回ほど取る必要がありますので、スタッフにバックアップのための運用操作をして頂く必要があります。
 
(4) 統計上、情報漏洩の 8割が内部からの流失です。従いまして、院内にも個人情報保護法対策をとる必要があります。また、万が一の場合に備えて、個人情報保護法対策保険に加入する必要があります。
 
 
(5) プログラム障害のときにも、医院内コンピュータのプログラム入れ替えを行う必要があるため、障害発見から、修正まで長期間となります。この間、関連機能は使えない状況になります。
 
 
(6) 定期的なファイルバージョンアップのためのファイル入れ替え作業も、医院内で実施する必要があり、先生の立会いが必要となります。
 
(7) インターネットと接続しない場合はインターネットウイルスの不正侵入は無いが、当然インターネットが使えず、院外から予約することも、予約変更・確認も出来ません。インターネットに接続する場合は、外部からの攻撃に対してファイアーウオールを設置する必要があります。
 
 
一方、 DentNetでは、サーバコンピュータとデータベースは専用のデータセンターに設置し、専門技術者により、管理・運営されておりますので、院内にサーバコンピュータ(予約・患者情報を保管)を設置する必要がありません。
院内には受付コンピュータだけでOKとなります。
また、データのバックアップも自動的にデータセンターとは別の場所にある弊社データベースにバックされております。更に、院内設置の受付コンピュータにも一日数回バックアップが取られていますので、高い信頼性を確保しております。
当然、院内スタッフがバックアップを取る必要はございません。
また、プログラム障害とか、機能アップのためのファイル入れ替えもデータセンターのプログラムを入れ替えるだけで済みますので、医院さんは何もする必要がありません。
このため、A6の項番(5)、(6)の問題がなくなります。
DentNetでは、このような方式になっておりますので、コンピュータを医院内に設置して運用する場合の前述の問題点、(1)〜(7)がなくなります。

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DentNetはインターネットを使うので、ウイルス、セキュリティーが心配である。
  DentNetは専用のデータセンターにサーバーを設置し、 (1)ファイアーウオールを備え、定期的なシステム監視、情報解析を当社で一括して行っているので、外部からの攻撃に対して安全です。 (2)専用データセンター内設置のサーバーと院内の受付端末は高度な暗号化通信を行っております。 (3)院内設置のコンピュータにはファイアーウオール及びウイルス対策ソフトを搭載し、ガードを行っており、安心です(当社提供端末のみ対応) 上記のような対策を行っておりますので安心して DentNetをご利用いただけます。
 
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インターネット時代に対応し、また、受付業務の効率化、経営分析等の為に DentNetを導入したいがスタッフが反対している。どうしたらよいか?
 

DentNetを導入している医院様にスタッフを連れてゆき、見学させてもらうのが一番です。従来、手作業でやっていた業務が効率よく進められる状況を見せるのが一番です。

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従来のノートでの予約処理に問題はない。
 

問題が無ければ、 DentNetの導入は必要ありません。しかし、次のような問題はありませんか。

(1)

概略、予約のキャンセルが一日平均17%あります。ノートの予約表で消したり書いたりしているうちに、分からなくなったり、誤記をしたりすることがありませんか? また、無駄な空き予約が出たり、ダブルブッキングが出ておりませんか?

 
(2) 予約制なのに患者さんを待たせていませんか?
(3) キャンセルが多くありませんか? ”つい、うっかり”のキャンセルを減らそうとして、スタッフに予約の事前連絡をさせるようにしても、上手くいかないということはありませんか?この作業、なんとかならないかと思いませんか?
(4) ノート一冊の為、予約の確認をするのに待たされてしまい、イライラしたことはありませんか?
(5) 予防を中心としたいが、数ヶ月先の予約を入れるのに苦労したことはありませんか?
 
(6) 患者さんからの問い合せに、もっと効率よく対応できればと思ったことはありませんか?
 
(7) 患者様ともっと親密になれたら良いのにと思ったことはありませんか?
(8) 医院の状況を知りたいが、ノートの予約表では現状が把握できない等、思ったことはありませんか?
 
DentNetは患者さんと医院さんの両者に役に立つ商品です。他にも多種多様の機能により医院さんをサポートする機能がございます。
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数年前、アポイントシステムを売っていた会社が倒産し、ひどい目にあった。
     ジェニシスは大丈夫か?
  また、院内設置のコンピュータソフトなら会社が倒産しても、物は残るから安心度が高いが、 DentNetの場合はソフトが院外にあるので会社が倒産すると、全て無くなりリスクが大きい。

 

今は大会社でも倒産する時代なので絶対大丈夫とはいえませんが、弊社の業務の主体は、NTTの業務がほとんどで、安定した受注が見込めます。 DentNetは新規事業として行っているもので、経営資源の一部を割いて行っている事業です。DentNet一本のベンチャー企業ではないので、安心して頂いて結構です。
ソフトの販売は物の販売でなく使用権(ライセンス)の販売ですので、プログラムは何処にあっても関係ありません。一番信頼性が高く、効率的で、且つ費用が安い方式を取るのが正しいと思います。院内にソフトがあるからリスクが少なく、院外にソフトがあるからリスクが大きいという考え方は正しいとは思われません。

 
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費用対効果は?
      →こちらをご参照願います。
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すでにホームページを持っていますが、連動できますか?
問題ございません。 既存のページに予約ボタンを追加していただければ、そこから予約が可能です。
当院には予約ルールがあって、患者さんが勝手に予約されては困ります。

自動予約では、以下のルールを設定できます
 
・新患を受付ける医師を特定できる。
・特定の日付以降から、予約できる。(次回は1週間あけるなど)
・チェア、医師が空いている場合のみ予約できる。
・特定のチェア、医師のみ、自動予約に割り当てる。
・同じ治療を同じ時間帯には入れられない。(機材の数に限りがあるなど)
・新患の予約は受付けで対応したい。
・予約の変更、キャンセルは受付で対応したい。
・当日のキャンセルや変更は、受付で対応したい。
・特定の患者もしくは特定の予約のみ、勝手にやらせたくない。
・予約できるのは、3ヶ月先までに限る。3ヶ月より先の予約はできない。
・特定の日のみ、自動予約用のチェアを変更したい。
・特定の医師による特定の治療のみ、時間が読めないので、治療時間を長めに設定したい。
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予約表に治療部位や保険種別の表示ができますか?
     

現在、予約表には、以下の情報が表示できます。各情報は、表示・非表示が設定できます。
・患者氏名(性のみの表示も可)
・治療内容
・部位
・チェア番号
・初診、再診の表示 
・担当医
・予約場所(インターネット、電話、受付から など)
・保険種別(社本、国家など)
   
         
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小規模の医院だが、メリットはあるか?
      ドクター1名、スタッフ2名の医院様から、このような声をいただきました。

近くに大きな歯科医院ができ、患者がそちらに流れているような気がする。
来る者は拒まず、去るものは・・・という方針で行ってきたが、それでも毎日忙しいほど患者さんは来てく れた。だが最近・・・
これからの新患はわからないが、今いる患者さんは、放したくない。
そのためには、他の歯科医院との差別化、これまで以上のサービスの提供が必要。患者さんを待たせなかったり、スタッフに接客の勉強をさせたり、リコール、インターネットへの進出もそのひとつ。
予防もずいぶん前から取り組んでいたが、積極的なコミュニケーションなどは行っていなかった。
うちは、予約の取り方も簡単だし、 DentNet にあるきめ細かなものは必要ないが、小さいからこそ人手が 足りず、自動予約やオートコールなどの機械化が必要。
うちは、下手に規模を拡大するよりは、患者さん一人一人を大事にして丁寧な治療を行っていきたい。
DentNetにある患者さんの性格分析や、患者さんとのコミュニケーションメモなどが結構役立っている。
患者さんに対して、我々がやれることは、まだまだある。医院の規模は関係ない。
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Macで使えますか?
     
チェアサイドでのMacの使用は可能です。但し、受付窓口用にはMacはご利用はできません。
DentNetのご利用には以下の条件があります。

受付PC
チェアサイドPC
ハード ハード
機種: Dos/V 機種: Dos/V
CPU: Pentium4 2GHz以上 CPU: Pentium相当 1GHz以上
メモリ: 512Mbyte以上 メモリ: 256Mbyte以上 ソフト
ソフト ソフト
OS: Windows2000以降 OS: Windows98以降
ブラウザ: InternetExplore5.5以降 ブラウザ: InternetExplore5.5以降
 
但し、チェアサイドのMac版は平成16年10月から発売しております。
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レセコンとの連携は?
      患者情報に限り、連携が可能です。
導入時の初期情報としては、ほとんどの主要レセコンメーカに対応しております。 リアルタイム連携は、操作不要でレセコンに入力した患者情報が DentNet に転送されます。売上げや保険点数、領収書など、レセコンで管理している場合は、そのままお使いいただけます。
DentNet に不必要な情報は入力する必要ございません。患者情報も患者番号、氏名が必須項目となって おり最小限の情報入力で運用可能となっております。
DentNet に入力した情報は、すべて出力可能です。患者情報はもちろん、予約情報や統計情報、売上げ 情報など一度入力したデータを無駄にしません。
レセコン連携はオプションとなっておりますので、連携についてはご相談下さい。
       
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ADSLではなくISDNを使用しているが。。。
      ISDN は電話回線として、そのままご利用可能です。インターネット回線としては 光ケーブル等のブロードバンド回線が必須となります。
また、院内に独自の PBX が入っていたり、ビジネスホンをご利用の場 合は、音声予約・音声リコールが使用できない場合がございます。
詳しくはお問い合わせください。
     
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ノートPCは使えるか?
      受付 PC (*)、チェアサイド PC として利用可能です。
ただし、モニタの解像度は、なるべく高いものをお勧めします。 解像度が低いと予約表の表示が狭くなり、使い勝手が悪くなる場合 がございます。
*:音声機能を使用する場合は、ノートPCは使用できません。
       
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スタッフ管理は、自己申告。虚偽の申告をされたらどうするのか?
      虚偽申告は、極力難しくなっています。
作業項目ごとに入力できる数を制限できます。
たとえば、「患者さんを待合室から診察室に誘導した」という項目は、誰かが行えば、その他の人が同じ患者さんに対して行うことができません。
また、昨日の申告を後日修正した場合は、修正履歴が残ります。
当然、他人のスタッフ申告を変更できないように、スタッフごとにガードがかけられています。
また、見渡しのきく空間での作業ですから、お互いの目があり、心理的にも虚偽申告の防止につながっ ています。
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インターネット予約は手軽ですが、いたずらされないのですか?
      新患予約を受付ける場合は、不特定多数の方を受け入れることになりますので、不正なことを行うことは可能です。
ただし、1人の患者につき、基本的に1つの予約しか入れられないので、診療妨害を目的として多くの予約を入れようとすると、毎回、虚偽の患者登録が必要となり、大変な労力が必要となります。
また、これまでの実績として、他の予約システムを販売しているメーカーも含め、実際にいたずらがあったという事実は、これまでのところ確認できていません。
また、新患の登録を拒否する設定もできますので、新患登録を受付で行う場合は、いたずらを行うことはできません。
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スタッフ管理の入力を診療中に行うのは不可能では?     
      診療中の状況は、医院ごとにさまざまです。慌しく忙しいという場合もあるでしょう。しかし時間にある程度余裕を持った診療ができなければ、かえって患者さんに悪い印象を与えます。忙しい状況は、決して美しく映りません。
スタッフ管理の入力は、慣れれば数秒で完了するものです。診療の合間、患者さんの入替え時など、時間があるときに、まとめて入力できます。
       
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インターネットは時期尚早。インターネットで予約してくるとは思えない。
      既存の患者さんに関しては、現在の年齢構成が重要です。たしかに高齢者が多い場合は、あまり活用してもらえないこ とが予想されます。逆に10代から40代の層が多い場合は、徐々に浸透し、その利便性を評価していただけることでしょ う。
インターネットでの新患獲得は、かなり難しい状況にあります。ホームページされあれば、新患が寄ってくるなどという時代は終わっています。インターネットも営業ツールとして活用できますが、それなりの努力が必要です。ただ看板を掲げているという意識では、活用できません。患者さんからのメールの対応は素早く行う必要がありますし、掲載している情報も定期的に更新する必要があります。ネタを常に新鮮に保つ必要があるのです。また、メールマガジンを発行して新患獲得に努力している医院様もいらっしゃいますが、そのネタを考えるのも一苦労です。
ただ、インターネットから歯科医院を探す患者さんは確実に増加しているのも事実です。インターネットに古くから参入し ている歯科医院は、「インターネット顧客の奪合いが始まっており、これから参入しようとしても、もう遅い」とまでコメントする院長もおられます。インターネットからの新患さんは、デンタル IQ が高く、自費診療を受ける確率が圧倒的に高いというデータがあり、今のうちに自費患者を囲い込む戦略です。現状ではインターネットを見て来た、とい う新患さんは、多くても全体の1割強です。しかし10年後を見据えて経営戦略を立てている医院様は、近い将来のイン ターネット患者の比率を高く予想しています。
       
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インターネットでの予約変更やキャンセルは、これまでより患者が手軽にできる。
  受付で対応するよりも変更やキャンセルが増えるのではないか?
   
可能性はあります。
しかし、無断キャンセルを減少させる効果もあります。
例えば、急用が入って、明日どうしても行けなくなった場合、インターネットであれば気軽に変更できます。
もし、受付に連絡しなければ、変更ができないとすると、はたして連絡してくれるものか疑問です。面倒に 感じる患者もいれば、その連絡を忘れてしまう、もしくは忙しくて連絡できなかった・・・ということもあり、そ の場合は無断キャンセルへとつながります。
無断キャンセルの後は、医院さんに行きづらくなり、途中放棄という最悪の結果につながります。
これは、ぜひ避けたいことですよね。
なお、インターネット予約では、当日のキャンセルは受付けないという設定もあり、ドタキャンは必ず受付けに・・ということも可能です。
 
 
   
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リライトカードは何が便利なのですか?
      1.診察券に予約日時を記入する作業が不要になるので、受付業務が省略化できます。
2.予約日時の誤記入がなくなります。従って、ダブルブッキングのようなことがなくなります。
3.持ち帰った患者が家族や友達に見せることによって、新患誘致の効果があり、他医院との差別化ができます。また、導入している歯科医院は少なく話題性もあります。
     
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