| パソコンを使用した『予約システム』（当院の場合）
金町支部 古宮 秀記
『予約システム』とは、今まで紙のアポイント帳に手書きで行っていた患者の予約（アポイント）をパソコンの上で行うシステムのことで専用のソフトウェアを使用します。
現在では、数社のシステムが販売されていて、各社とも一長一短があるようです。
今まで大学ノートや、某メーカー友の会の特典で入手したアポイント帳を使用していた仕事を、なぜ、数十万から百数十万円もの投資をしてまでもと思われる方も多いと思います。
この記事を読んで 自分の医院には必要ないと思われる先生方も少なくないと思います。
必要性を感じて、導入を検討される方は、後悔しないように じっくりと考えて、自分の診療体系に合ったソフトを見つける事が大切でしょう｡
この原稿を依頼されすぐに 月刊誌『アポロニア』［発行：（株）日本歯科新聞社］11月号に岩渕龍正氏の論文に ちょうど『予約システムを導入する』というものが掲載されました。
そちらから長所、短所の表を引用させていただきました。
まず、私たちが、なぜ予約管理パソコンを使い電子化することにしたかをお書きしたいと思います。
当院（ 1990開業）は、当初、ユニット数３台、歯科医師は、私と家内（主に咬合誘導、事務経理など担当）の２名、歯科衛生士２名、助手１名で始めました。
その当時から、歯科衛生士を活用しての当院オリジナルの『予防システム』を模索し（この件については割愛させていただきます。）、取り組んできました。
そして、近年の患者ニーズに合致したのか年々、予防管理を希望する患者数が増加し、人気のある時間帯では、診療のアポイント間隔が長くなってしまったり、急患、新患に対応困難な状況も起こり始めました。
また、診療リズムの異なる通常の歯科診療と矯正治療の混在のため、家内とユニットの「取り合い」が起こり始めました。
そこで2003年に３階部分の増改築を行い、2台のユニットを追加して『予防・矯正ルーム』［別名：『ゆう子（家内の名前です）の部屋』］を拡充しました。
それに合わせてスタッフも増員し、現在の体制が整いました。
ユニットを増やした事で、患者一人あたりの診療時間が30分から45分、症例によっては1時間をさき、朝９時から午後６時15分、昼休みの12時半から2時を除いても四十数人の患者の予約管理を紙の予約表で行わなければならなくなりました。
すると今度は、受付において、来院患者や電話予約をとる際の予約表、予約カードへの記入・転記ミス、予約が変更、キャンセルされた際の記入間違い、記入漏れ、予約の消し忘れ等々の人為的エラーが非常に目立つようになりました。
何名ものスタッフを抱えている関係からこのような避けられるミスは最小限に食い止める必要も出て来ました。
例えば アポイントの消し忘れなどのミス、無断キャンセルが１日に３人あったとしましょう。
一人保険収入が仮に500点あったとすれば１日で1500点、月22日診療するとしたら33,000点にもなります。
テナント料、人件費、光熱費、借入金の返済等々、診療室から必然的に出て行く支出は多額です。
ユニットが空いている時間を作らない事が強いて言えば増収につながって行くと思われませんか？
そこで、かねてから興味のあった予約システムを探し始めました。
最初に導入一歩前まで進んだのは、レセプトコンピューターのオプションのものでした。
レセプトの情報が全て共有できるメリット、価格の安さは魅力的でしたが、この患者は 30分、別の患者は45分などという細かな設定が不可能で、柔軟性に欠け、ソフトに診療体系を合わせなければいけないような印象を受け導入するには至りませんでした。
ほかにも様々なソフトを見てみましたが、最終的に導入したのは、㈱ジェニシスの『 DentNet』というシステムです。
このシステムは十年前から導入しているMacintosh用の歯科データ管理ソフトDentalX［（株）プラネット］とも連携可能なことが導入のきっかけになりました。
『DentNet』の特記すべき特徴はソフトウェアを買ってパソコンにインストールするのではなく（会社によっては、子機１台増につき何万円増しなんていうものもあります）
会社側のサーバーにソフトシステムが存在します＜ InternetDisk ASPアプリケーションサービスプロバイダ ＞ 医院側では、インターネット閲覧ソフトMicrosoft社 Internet Explorerや Apple社 Safari などで入力、閲覧、各種設定まで行えるので インターネットに接続できるパソコンがあれば医院でも自宅でも他人の家でも入力操作が可能です。
また、患者さんが自分で予約を入れられるようにすることも可能です。
（今の所、当院では色々な弊害があるので行っていません）
現在、患者さんが自分の予約を確認する事と 確認メールの送信を設定する事を可能にしております。
これらの設定を各医院の事情にあわせてシステムを構築する事が出来ることも大きな特徴です。
スタッフが、予約をとる場合においては、かつて、一枚一枚予約表をめくっていましたが、現在では検索機能を使う事で非常に短時間での予約が可能です。
当院での予約システムソフト導入前後の比較をまとめました。
今年度から導入を開始し、患者予約のペーパーレスがやっと完成した現在、さらなる発展を考えています。
まず診察券のリライトカード（ 文字を印字・消去することにより、数百回の書き換えが可能なカード ）化です。
そうすれば、さらなる転記・記入ミスが防げるはずです。
もう一つは、電話を使い自動で予約確認をする『オートコール』への発展です。
かつては、破産撤退した『サクセスコール』という高額なシステムもありましたがオプション機能を加えれば、断然安い投資でこれが可能になります。
その結果、さらに『無断キャンセル』を減らせるのではないかと思っています。
今回はこのくらいで。
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