歯科医院予約管理システム「DentNet」デントネット
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最新情報

08/08/08- - - - - - -
DentNet満足度調査アンケート結果掲載

08/07/02- - - - - - -
メルマガ更新
「Genesis−Express  Vol.21 」掲載


08/04/25- - - - - - -
ユーザーサポート「Sky Terrace」更新

08/03/13- - - - - - -
ホームページリニューアルしました。

リンク集
 
  
Q01本当に歯科の予約表として使えるのか?
A01 歯科医院の受付ルールは、治療内容・時間、Dr・DH等スタッフの人数、スタッフの技量、スタッフの出勤の有無、チェア台数、技工物納品日、治療器具数等、個々の医院様の条件によって、医院毎に受付ルールが異なっています。この為、各歯科医院様の受付ルールにフィットした予約システムを開発することは非常に難しいと言われておりました。
このような理由から、多くの予約システムは画一的な予約システムであり、医院の受付をシステムに合わせる必要があります。また多少柔軟性を確保した予約システムといっても、せいぜいノートを電子化した程度で、予約業務のシステム化はあまりなされていないのが実態です。ノートと同じなので、受付スタッフには判り易く扱い易いですが、予約業務のシステム化が未熟なため、手書きノートのミスと同じ程度にミスが発生し、業務効率もあまりあがりません。
DentNetについては後発で御座いますので、「先生、日本で二番目のものを創りましたから見てください」という訳にはいきません。ということで「日本一」を目指すを合言葉に、6年の歳月と150医院様のご協力を得て「情熱・熱意・執念」で、医院様にご満足頂ける予約システムを創りました。現在は、まだまだ途半ばであり、多くの懸案事項がありますが、これらはいずれ解決いたします。

開発に当たっては次の点を重視して進めました。
1. 操作性を重視する − 患者様から電話を受けてから、切るまでの間に操作を完了させる(機能のシステム化を実現する)。
2. 受付業務のトラブル解消 − 予約取得・変更において手順をシステム化し、人為的ミスによるダブルブッキング等を防止する。重い治療の重複制御を行う。
3. 受付業務の効率化 − 患者様からの問い合わせ対応、予約取得・変更の高速化等(患者様の予約ご希望日を一発で探す)。
4. 受付業務だけではなしに、医院経営に役立たせる − 患者情報、統計情報の充実。患者様とのコミュニケーション情報の充実等。

開発の段階から大中小それぞれの規模の医院の先生にご意見を伺って、柔軟なシステムを作りました。DentNetのデモを見ていただいた先生方も、良く出来ていると感心してくれています。現実にDentNetユーザ医院さんはノートを一切使わずに予約処理を行っています。 ”DentNetユーザー生の声”を参照願います。
  
Q02使いやすいか?操作は簡単か?
A0260歳近い高齢の受付の方も、問題なく、使っております。
日常業務に使う機能については数十分の指導・訓練でOKです。特に、マニュアルを見なくてもOKです。たまにしか使わない機能については、必要に応じて弊社サポートセンターに電話をして頂ければ、医院様で見ている画面と同じ画面をみてお教えいたしますので、心配は要りません。
  
Q03サポートは大丈夫か?何かあった時、すぐに来てくれるか?
A03DentNetは専用のデータセンターにコンピュータを設置してインターネット回線を介して歯科予約管理サービスを提供します。トラブル時の迅速な対応の為、インターネット工事及び院内工事は原則として地元業者に依頼するようにしております。従いまして、何かトラブルがあった場合、医院さんから弊社サポートセンターに電話していただければ、データセンターの問題か、インターネット・医院側の問題かを弊社のほうで切り分け、インターネット回線・医院側の問題と思われる場合は、弊社から工事を依頼した地元業者さんに連絡し、トラブルに対応して頂きます。また、操作・機能に対する問い合わせ等は、弊社サポートセンターで対応できますので、即座に対応することが出来ます。 このような方式により、遠方の医院様にも安心してDentNetをご使用いただけます。ちなみに弊社から最も遠い場所にある医院様は北海道知床半島近くの医院(ウェル歯科診療室 木村也寸志院長 DentNet導入:平成17年4月)様ですが問題なくDentNetをご使用いただいております。
 
Q04データセンター、インターネット回線障害時に予約表が見れないのは困る。
A04毎日2回昼休み時間と夜間にデータセンター保管の予約情報を医院様の受付パソコンにダウンロードしております。従いまして、ご指摘のようなことが起こった場合は、受付パソコンの予約データビューボタンをクリックしていただければ、朝一番の予約状況、或いは午後一番の予約状況が表示されますので安心です。但し、障害中は予約の取得は出来ませんので、予約の取得は障害回復後に患者様に電話をして予約を取ります。数年間に一度の発生頻度であること、及び障害時間も2〜3時間程度ですので、開発費用削減のため、このような機能とさせていただきました。 DentNetサービスは2003年9月から行っておりますが、データセンター障害は台風時に一度あっただけです。また回線障害は、ある医院で一件ありましたが、それぞれ2時間程度の障害でシステムは復旧しました。運用上、特に問題はありませんでした。
  
Q05データ漏洩が心配だ。
A05DentNetでは、サーバコンピュータとデータベースは日本テレコムデータセンター基準に準拠した専用のデータセンター(*)に設置し、専門技術者により、管理・運営されております。予約データを取り扱う技術者は弊社の特定の社員であり十分教育され且つ、管理された中で業務を行います。当社は個人情報取り扱い事業者として、プライバシーマーク認定企業を取得し、万が一の場合に備えて、個人情報保護法対策保険に加入しております。 既に、インターネットを介したバンキングサービスが存在しております。このことから判るように、セキュリティ技術は極めて高度なものになっておりデータ漏洩の心配はないと考えています。このような状態ですので、安心してDentNetをご利用いただけます。
※電源・機器は二重構成で高い信頼性を有しております。外部からの攻撃に対してファイアーウオールを設置しております。建物は、耐震構造で、非常発電設備・自動空調管理システム・自動消火設備が設置されておりますので、高い信頼性と安全性を有しております。
   
Q06DentNetはインターネットを使うので、ウイルス、セキュリティが心配である
A06DentNetは専用のデータセンターにサーバーを設置し、
(1)ファイアーウオールを備え、定期的なシステム監視、情報解析を当社で一括して行っているので 、外部からの攻撃に対して安全です。
(2)専用データセンター内設置のサーバーと院内の受付端末は高度な暗号化通信を行っております。
(3)院内設置のコンピュータにはファイアーウオール及びウイルス対策ソフトを搭載し、ガードを行っており、安心です(当社提供端末のみ対応)
上記のような対策を行っておりますので安心してDentNetをご利用いただけます。 但し、院内設置の端末でDentNet以外のHPにアクセスしたり、スタッフが自宅から持ち込んだフロッピー等を使用した場合はウイルス、セキュリティの保証はありません。
  
Q07自動連絡で無断キャンセルは減るのか?キャンセル待ち機能は有効か?
A07カリエス治療では、次回来院がそれほど先ではないので、忘れ原因 は少なくなりますが、それでも「ついうっかり」の忘れも結構あります。従いまして、事前に予約確認の連絡をすることは無断キャンセル防止につながり、患者さんにも喜ばれます。 神奈川県川崎市開業のK歯科医院様では、DentNet導入後、1年間で導入前に比べて患者数が1日平均27人が41人に約50%増となっており、キャンセル率も13.6%から5.8%に減っております。また変更・キャンセルが1日3.6人から2.4人に減っており、当日新しく入った患者さんは1日1.3人から3.5人に増えております。1日1人来院患者が増えるだけでも保険ベースで月11万程度の増収となりますから大きいですよね。
  
Q08DentNetの保守・運用費が他の類似システムに比べて高いのは何故か?
A08DentNetの保守・運用費用には以下のものが含まれており、他のシステムに比べてサービス範囲が大きいからです。
(1)サーバコンピュータのホスティングサービス(*)費用
*データセンターサービスの専門業者に依頼してコンピュータを設置・借用し、運用・管理して頂く費用
(2)予約データ等のデータベースのバックアップとシステム運用管理費用
(3)医院さんからの問合せ対応費用
(4)医院さんからの要望に基づいての機能改造、機能向上費用
(5)個人情報保護法対策費用(保険、セキュリティ対策)等です。
上記(1)(2)を行っているので、院内にサーバコンピュータを設置する必要がなくなります。この為、医院スタッフによるやっかいな毎日のデータベースバックアップ作業がなくなります。
また、院内にサーバコンピュータがないということで医院さんでの個人情報保護対策がゆるやかなものとなります。DentNetは多少、他システムに比較して保守運用費用は高いですが、医院様にとって十分メリットの大きいものとなっております。
    
Q09受付用PCの値段が市販の商品に比べて高いのは何故か?
   自前のPCを受付用PCに利用できないか?
A09受付用PCの値段が高いのはハードウェア以外に以下の付加価値を提供している為です。
(1)電話系制御プログラムの搭載(電話音声系機能使用時必須)
(2)磁気カード制御プログラムの搭載(磁気カード使用時必須)
(3)ウィルスチェックプログラムの搭載(セキュリテイ対策として必須)
(4)ファイアーウォールプログラムの搭載(セキュリテイ対策として必須)
(5)リモートメンテナンスプログラムの搭載(端末操作不明時に当社スタッフによる操作指導、代行に使用)
(6)ハード障害時に専門業者による駆けつけ保守サービス
当社の予約システムは医院業務のインフラを担うという点から、電話(音声)系機能あるいは磁気カードを使用する場合は、システムの信頼性確保、無用なトラブル回避の為、当社指定PCの使用を前提とさせて頂いております。
但し、電話(音声)系機能あるいは磁気カードを使用しない場合は必ずしも当社指定のPCを使用する必要はありません。この場合、端末のセキュリティ対策、ハード障害時の対策は医院様で対応して頂くことになります。
   
Q10自前のPCを受付PCに使うときの推奨スペックは?
A10DentNetの利用推奨環境は以下のとおりです。
【推奨パソコン】
2005年以降発売された比較的新しいパソコンで、購入時搭載OSが
WindowsXP(Home EditionもしくはProfessinal)または、MacOSX以降を推奨。
但しMacOSX以降の場合は、ブラウザとしてSafariを使用。
また、Macブラウザ「Safari」では、一部機能制限あり
(受付用端末としては使用できません。チェアサイドのみ)

【搭載CPUの推奨】
☆Pentium4 ☆Celeron2.0GHz以上 ☆PowerPC G4 1.0GHz以上

【搭載メモリの推奨】
512MB以上

【ディスプレイの推奨】
1280x1024以上の解像度 受付用は17インチ以上のモニター推奨

【推奨インターネット環境】
☆光ファイバー ☆CATV(12Mbps以上) ☆ADSL(12Mbps以上)
   
Q11インターネット時代に対応し、受付業務の効率化、経営分析等の為に
   DentNetを導入したいがスタッフが反対している。どうしたらよいか?
A11DentNetを導入している医院様の見学をおすすめします。従来、手作業でやっていた業務が効率よく進められる状況を見せるのが一番です。医院見学を希望の場合はお申し付けください。
  
Q12DentNetの使用は、個人情報保護法上問題はないのか?
A12個人情報保護法の基本的な考え方は、個人情報は個人の財産であるから、当該個人の許可なく使用してはいけないということをベースとして種々の規制が設けられております。
例えば、情報収集する場合は、利用目的を予め明確にして情報を収集すること。
収集目的の範囲内で、情報を利用することが義務づけられています。
また本人の同意なしに第三者に情報を提供することも禁じられております。
しかしながら、収集情報の利用目的を達成する為に、業務委託をすることは第三者提供に当たらないとしております。
DentNetサービスは当社と歯科医院様の間で予約管理業務に関する業務委託契約を行うことによりサービスを提供致しますので、個人情報保護法上、何ら問題はございません。
   
Q13予約処理コンピュータを院外に置くのは心配だ。院内に設置したい。
DentNetはインターネットを介してデータセンターにあるプログラムによりサービスを提供しています。この為、データセンターが障害になった時、或いはインターネット回線が障害になった場合、予約処理が出来なくなる。また、安全の為、プログラムも予約データも院内に置きたい。
A13コンピュータが障害になった場合は、院内にコンピュータを置いても、データセンターにコンピュータを置いても予約業務に支障が出るのは同じことであると思います。
院内にコンピュータを置くことにより、次のような問題が出てきます。

(1)コンピュータ設置の場所が必要になります。
(2)コンピュータの信頼性を上げる為に、電源の二重化、機器の二重化が必要になり費用が高くつきます。
(3)更に、データのバックアップを毎日、1日2回ほど取る必要がありますので、スタッフにバックアップのための運用操作をして頂く必要があります。
(4)プログラム障害のときにも、医院内コンピュータのプログラム入れ替えを行う必要があるため、障害発見から、修正まで長期間となります。この間、関連機能は使えない状況になります。
(5)定期的なファイルバージョンアップのためのファイル入れ替え作業も、医院内で実施する必要があり、先生の立会いが必要となります。
(6)インターネットと接続しない場合はインターネットウイルスの不正侵入は無いが、当然インターネットが使えず、院外から予約することも、予約変更・確認も出来ません。インターネットに接続する場合は、外部からの攻撃に対してファイアーウオールを設置する必要があります。 一方、DentNetでは、サーバコンピュータとデータベースは専用のデータセンターに設置し、専門技術者により、管理・運営されておりますので、院内にサーバコンピュータ(予約・患者情報を保管)を設置する必要がありません。院内には受付コンピュータだけでOKとなります。
また、データのバックアップも自動的にデータセンターとは別の場所にある弊社データベースにバックされております。更に、院内設置の受付コンピュータにも一日数回バックアップが取られていますので、高い信頼性を確保しております。(Q3を参照願います)
当然、院内スタッフがバックアップを取る必要はございません。
また、プログラム障害とか、機能アップのためのファイル入れ替えもデータセンターのプログラムを入れ替えるだけで済みますので、医院さんは何もする必要がありません。
このため(4)、(5)の問題がなくなります。 DentNetでは、このような方式になっておりますので、コンピュータを医院内に設置して運用する場合の前述の問題点、(1)〜(6)がなくなります。

   
Q14従来のノートでの予約処理に問題はない。
A14問題が無ければ、DentNetの導入は必要ありません。しかし、次のような問題はありませんか。

(1)概略、予約のキャンセルが一日平均10%程度あります。ノートの予約表で消したり書いたりしているうちに、分からなくなったり、誤記をしたりすることがありませんか? また、無駄な空き予約が出たり、ダブルブッキングが出ておりませんか?
(2)予約制なのに患者さんを待たせていませんか?
(3)キャンセルが多くありませんか? ”つい、うっかり”のキャンセルを減らそうとして、スタッフに予約の事前連絡をさせるようにしても、上手くいかないということはありませんか?この作業、なんとかならないかと思いませんか?
(4)当日朝の急なキャンセルも仕方がないですが、何とかならないのかと思いませんか?
(5)ノート一冊の為、予約の確認をするのに待たされてしまい、イライラしたことはありませんか?
(6)予防を中心としたいが、数ヶ月先の予約を入れるのに苦労したことはありませんか?
(7)患者さんからの問い合せに、もっと効率よく対応できればと思ったことはありませんか?
(8)患者様ともっと親密になれたら良いのにと思ったことはありませんか?
(9)医院の状況を知りたいが、ノートの予約表では現状が把握できない等、思ったことはありませんか? DentNetは患者さんと医院さんの両者に役に立つ商品です。他にも多種多様の機能により医院さんをサポートする機能がございます。

  
Q15数年前、アポイントシステムを売っていた会社が倒産し、
   ひどい目にあった。ジェニシスは大丈夫か?
A15弊社の業務の主体は、NTTの業務がほとんどで、安定した受注が見込めます。DentNetは新規事業として行っているもので、経営資源の一部を割いて行っている事業です。DentNet一本のベンチャー企業ではないので、安心して頂いて結構です。ソフトの販売は物の販売でなく使用権(ライセンス)の販売ですので、プログラムは何処にあっても関係ありません。一番信頼性が高く、効率的で、且つ費用が安い方式を取るのが正しいと思います。院内にソフトがあるからリスクが少なく院外にソフトがあるからリスクが大きいという考え方は正しいとは思われません。
Q16DentNetの申し込みからサービス開始までの流れは?
A16 お申込からサービス開始までの基本的な流れをご説明いたします。システムへの移行や、システム乗り換えなど、医院の運用の変更には不安がつき物です。潟Wェニシスでは
「DentNet」の運用まで懇切丁寧にサポートいたしますのでご安心ください。

 
導入にあたってのご説明・ご契約、初期設定のヒヤリングを行います。(90〜120分程度)

 
受付パソコンの設置後、スタッフさまへの操作説明会を行います。(設置時間を除き 120分程度)
 
当社スタッフが終日医院に滞在し、日常業務での操作を習得していただきます。
お昼休みなどに、質疑応答・補足説明をいたします。
   
 
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