歯科経営の強い味方　インターネット予約、定期健診予約、リコール管理がスムーズに！

当院（1990開業）は、当初、ユニット数３台、歯科医師は、私と家内（主に咬合誘導、事務経理など担当）の２名、歯科衛生士２名、助手１名で始めました。

近年の患者ニーズに合致したのか年々、予防管理を希望する患者数が増加し、人気のある時間帯では、診療のアポイント間隔が長くなってしまったり、急患、新患に対応困難な状況も起こり始めました。

そこで2003年に３階部分の増改築を行い、２台のユニットを追加して『予防・矯正ルーム』[別名：『ゆう子（家内の名前です）の部屋』]を拡充しました。それに合わせてスタッフも増員し、現在の体制が整いました。

ユニットを増やしたことで、患者一人当たりの診療時間が３０分から４５分、症例いよっては１時間をさき、朝９時から午後６時１５分、昼休みの１２時半から２時を除いても四十数人の患者の予約管理を紙の予約表で行わなければならなくなりました。

すると今度は、受付において、来院患者や電話予約を取る際の予約表、予約カードへの記入・転記ミス、予約変更、キャンセルされた際の記入漏れ、予約の消し忘れ等々の人為的エラーが非常に目立つようになりました。何名ものスタッフを抱えている関係からこのような避けられるミスは最小限に食い止める必要も出てきました。

例えば、アポイントの消し忘れなどのミス、無断キャンセルが１日に３人あったとしましょう。 一人保険収入が仮に500点あったとすれば１日で1500点、月22日診療するとしたら33,000点にもなります。テナント料、人件費、光熱費、借入金の返済等々、診療室から必然的に出て行く支出は多額です。そこで、かねてから興味のあった予約システムを探し始めました。

最初に導入一歩前まで進んだのは、レセプトコンピューターのオプションのものでした。レセプトの情報が全て共有できるメリット、価格の安さは魅力的でしたが、この患者は３０分、別の患者は４５分などという細かな設定が不可能で、柔軟性に欠け、ソフトに診療体系を合わせなければいけないような印象を受け導入するには至りませんでした。ほかにもさまざまなソフトを見てみましたが、最終的に導入したのはDentNetです。

十年前から導入しているMacintosh用の歯科データ管理ソフトDentalX［(株)プラネット］とも連携可能なことが導入のきっかけになりました。

『DentNet』の特記すべき特徴は、ソフトウェアを買ってパソコンにインストールするのではなく（会社によっては、子機１台増につき何万円増しなんていうものもあります）会社側のサーバーにソフトシステムが存在します＜ ASP：アプリケーションサービスプロバイダ＞　医院側では、インターネット閲覧ソフトMicrosoft社 Internet Explorerや　Apple社 Safari などで入力、閲覧、各種設定まで行えるので　インターネットに接続できるパソコンがあれば医院でも自宅でも他人の家でも入力操作が可能です。

また、患者さんが自分で予約を入れられるようにすることも可能です。（今の所、当院では色々な弊害があるので行っていません）現在、患者さんが自分の予約を確認する事と　確認メールの送信を設定する事を可能にしております。

これらの設定を各医院の事情にあわせてシステムを構築する事が出来ることも大きな特徴です。スタッフが、予約をとる場合においては、かつて、一枚一枚予約表をめくっていましたが、現在では検索機能を使う事で非常に短時間での予約が可能です。

当院での予約システムソフト導入前後の比較をまとめました。今年度から導入を開始し、患者予約のペーパーレスがやっと完成した現在、さらなる発展を考えています。

まず診察券のリライトカード（ 文字を印字・消去することにより、数百回の書き換えが可能なカード ）化です。そうすれば、さらなる転記・記入ミスが防げるはずです。

もう一つは、電話を使い自動で予約確認をする『オートコール』への発展です。かつては、破産撤退した『サクセスコール』という高額なシステムもありましたがオプション機能を加えれば、断然安い投資でこれが可能になります。その結果、さらに『無断キャンセル』を減らせるのではないかと思っています。

DentNetなら、ご利用中のレセコンやDentalXとの連携も可能です！

「DentNet」が導入される前にデモを見たときは「操作が面倒だな。予約を取るのに時間がかからないかな。」と心配していましたが、普段からパソコンを使用する人ならば操作もすぐに覚えることが出来、私も慣れるまでに時間はかかりませんでした。

また、チェアサイドのモニターで最新の予約状況をすぐに把握できるので非常に便利だなと思いました。

そして、診療日当日も予約外の急患や未来院患者、お待たせしている患者様が画面上で一目で把握でき、診療の効率アップ（キャンセル枠を有効に使える・患者様をお待たせする時間を短縮できる）に大いに役立っていると思います。

DentNetを導入する前に医院で起こっていた問題点はなんですか？

アポイント帳と診察券のズレ・まちがい、無断キャンセル紹介患者のつながりの把握について、問題があった。スタッフの業務行為に対し、どう賃金に反映するかができていなかった。

DentNetを導入する際に、心配した点、悩んだ点はなんですか？

前々からアポイントのコンピュータ管理と、スタッフの行動評価に興味があったので、坂井先生の講演会で御社を知り、すぐに導入つもりだった。ノートに慣れていたので、すぐ移行できるか、スタッフが理解を示すか不安はもちろんあった。

DentNetを導入する際に苦労した点はなんですか？

ノートのようにパッと何日後の全体のアポイント状況が分からないので、まどろっこしさがあった。

DentNetを導入してよかった点、悪かった点はなんですか？

事前連絡でアポを忘れてしまうのを少なくしたり、携帯やパソコンからアポがとれるという新規開拓が大きい。ただ、キャンセル待ちは、登録している患者が何だかんだであまりキャンセル枠に来れなかったり、スタッフの作業管理も、全体のバランスの把握にはいいが、まだ有効に賃金に反映できていないのが実情である。

DentNetを導入していない先生にアドバイスがあればお願いします。

正直なところ、なくとも支障はないが、現在では診療の１つの流れとなっており、無断キャンセル等の患者の取りこぼしを防ぎ、24時間受付することで患者の好きな時間にアポ変更できるのは大きいと思われる。また、プラネット社とのコラポレーションで、iプラークが始まるそうだが、いつどこにでも持ち歩く携帯の画面でプラークを表示できることはものすごくインパクトも強い。

現実的にDentNetを導入してから月レセプト枚数は100枚は増加するほど対外アピール効果は高いと思われる。

医院運営上、様々な障害が院長の前に突然現れます。患者様の情報を一元管理できるこのシステムは、いろんな意味で経営者としての院長を手助けしてくれます。「DentNet」から得られる自院のデータから増患対策やキャンセル対策もできるでしょう。

接遇を向上させるために患者様のプライベートな情報を院内で共有することも簡単です。さらにはスタッフの勤務評価といったところまで、手助けしてくれます。「DentNet」という既存のアポ帳以外を導入することは、まさに経営判断、その豊富な機能をどのように利用していくかは、導入した院長が楽しみながら考えていくことになりますが、「DentNet」のスタッフは悩める院長の良き相談相手にもなってくれます。今後のすべての医院経営に「DentNet」は不可欠なものとなるでしょう。

患者さんからの予約確認の問い合わせに対して、以前はカルテを探したり、予約ノートを開いたりで、結構、対応するのが大変でしたが、DentNet導入後は、CTIを入れているので、電話がかかってくると同時に患者さんの予約状況が表示されるので大助かりです。

以前は予約の空き管理が難しく近くの日に空きがあったり、ダブルブッキングしてしまうことがありましたが、今はそれがなくなりました。

導入の際は、本当に手書きのノートを無くしてしまってうまく機能するのだろうかと心配していましたが、予約確認の問い合わせ対応、キャンセル待ち、空き予約管理等でとても助かっております。

ただ、ノートで空予約枠を探す場合はペラペラめくればすぐわかりますが、PCでは、１ページづつ見ていくので、導入当初は、午後に空きができてしまうこともありました。しかし、こちらの要望を反映してもらえ、徐々に全員が使いこなせるようになってから、もうこれがないと医院がやっていけなくななりました。

予約ノートより効率的で受付業務の効率化及び患者さんへのサービスアップが図れました。リライトカードがとても便利です。

受付で入力した患者さん情報が、チェアーサイドでも見れるのも良いですね。患者さんの詳しい情報がすぐわかり、紹介の患者さんもわかるので、コミュニケーションがとりやすいです。自宅にいても、今日一日、或いは今週の治療の流れが判るので嬉しいです。唯一、ネットが切れてしまう場合が一番怖いですね。

DentNetの導入にはとても満足しております。キャンセル率を下げるには、もう「DentNet」のようなものを使わないと無理だと思う。レントゲンもデジタルにした後には戻れないのと同じ。今から紙には戻れません。

http://www.katsunuma-d.com/

CTI患者情報表示機能で、かかってきた電話に応じて患者情報を一発表示！

当院はHPを複数持っていますが、そこから予約が入ることが多くなってきました。

休診日にアポイントが入っても対応できなかったのですが、DentNetを導入してからネットを通じてどこででもアポイント変更が可能になったので、患者さんに不便をかけることがなくなりました。

また診療の待ち時間が明確に表示されますので、患者さんへの導入がスムーズになってきました。

私の医院では他社の予約システムを導入していました。機能的にも使い勝手もよく大変優れているものでした。しかし、予約を受け付けるだけでなく、チェアーサイドやカウンセリングルームなどでも使いたくなり、増設を申し込んだところ増設毎にソフトの費用が必要で、あまりの高額に断念した経緯があります。

「DentNet」の場合ＡＳＰのため増設に必要なソフト代はいらず、院内のネットワークに繋がっているすべてのＰＣ、さらにモバイルで院外でも見ることが出来るシステムを低価格で実現できています。オーストラリアから院内の予約、診療開始、終了、窓口会計などがリアルタイムで見ることが出来、感動したことがあります。

機能、使い勝手は以前のシステムを越えており、特に予約を取る基本的な操作はとても簡単でスムーズです。また、予約帳のいい点であるページをめくることによる一覧性はＰＣでは超えることは出来ないだろうと思っていました。

一覧性で確認しているのは、どこが空いているのか、どこに特定の人の予約が入っているのかですが、この点は予約帳より早く処理できます。

また、患者さんとのコミュニケーションで治療以外の色々な情報を共有することが出来ます。 たとえば、１週間後にお孫さんが生まれるので楽しみにしているというような話をした場合、それを「DentNet」にメモしておくと、治療室だけでなく、受付で対応しているときも、カウンセリングルームでお話しているときでも、ケアールームでもその話題を共有し、患者さんとのより密な関係を築くきっかけになっています。

そのほか、無断キャンセルは30％減りました。ケアーは予約の期間が２から３ヶ月あくため忘れている患者さんがいます。前日予約確認の自動電話システムは患者さんに喜ばれています。 また、各種統計は大変重宝しています。収入統計は毎日目標値との乖離をグラフで見ながら確認しています。診療時間、待ち時間などの統計、ドクター別のキャンセル率などは患者サービスの質を判断する指標のひとつにしています。

たくさんの機能があり、これを使いこなすと単なる予約のシステムではなく経営支援システムであることが分かると思います。

http://www.6480.tv/

コミュニケーションシートで患者さんとの会話の履歴を管理・共有できます。