歯科経営の強い味方　インターネット予約、定期健診予約、リコール管理がスムーズに！

当院での活用方法の一つ目は、「担当衛生士によるチェアサイド予約」です。予防メンテに通う患者様と担当衛生士のコミュニケーションは特に大切にしていますので、その方のライフスタイルを熟知した担当衛生士がきめ細かな予約管理をしています。また、私が担当するVIP患者さんの治療をスムーズに進めるために自分で予約をコントロールしています。

2つ目の活用方法は、「メンテ患者さんへのメール連絡」です。忙しいライフスタイルをもっている患者さんに確実に来院いただくために、2週間前と予約前日にメール連絡をしています。また、デントネットの、患者DBを活用することで無駄の少ないアポイントコントロールができる点も重宝しています。

http://www.hirodent.com/

特に便利に感じているのは以下の点です。

• 診療室に限らず、いつでもどこでも、ネット環境さえあれば予約状況をはじめ、デントネットに入っているデータの閲覧が簡単にできる。
• 自宅で予約データ（キャンセル率など）のチェックができ、休診・検診・出張などで 診療できない時間の設定もできる。

当院では、すべてのチェアサイドでデントネットを閲覧できるので、情報共有できる点がとても便利です。

「リッツカールトン」や「カシータ」など感動を呼ぶホスピタリティでもてなす 有名なところが多くありますが、デントネットでは小さなクリニックが大きく成長 していく前の段階から導入していくことでホスピタリティの向上のベースを がっちり固めてくれるシステムだと思います。

新規開業時には絶対必要です。アポ帳という概念をはじめから持たないことが ベストです。

http://aoyama-dental-clinic.kamu-come.com/

患者さんの一人一人の来院動向や各種情報をカンタンに管理でき、それをスタッフ全員がスピーディーに共有できるので、優良患者さんの特別対応がスムーズに行えます。

例を挙げると「自費メンテを受けられている方」「キャンセルの多い方」「肝炎の方」「自費治療の方」「院長の個人的な知り合い」など、誰が電話を受けても一目で判別できるようになっています。

診療台やスタッフに限りのある医院では、医院の方針を理解いただける患者さんを大切に扱っていくことで、付加価値の高い診療にシフトしていくことが大切だと考えます。そのためにデントネットを患者DBとして活用しています。

http://www.aokishika.com/

当院では、長期かかわり型医院を目指して診療に取り組んでいます。

長期かかわり型の診療をしていくために、患者さんに数ヶ月先のご予約をとっていただく必要があるため、予約管理をスムーズにするためにデントネットを導入しました。

導入後は、電話や患者対応がスムーズになり「きちんと管理している医院」という印象が強くなりました。

また「チェアサイド予約」を行うことで、「お約束」という言葉が定着し、キャンセルも減少傾向にあります。

http://uchida-shika.com/

予約表に書かれていない患者さんが突然来院！　このようなミスが時々あり、ストレスに感じていました。当院でおこるアポミスの大半は、受付以外でいろいろな人がアポイントをとることに起因していました。受付対応中に、他のスタッフが電話の子機で予約対応をするときなど、ノートが１冊しかないため、メモを書いたまま忘れたり、後から記入する際に間違ったりなど、しばしばミスが起こっていました。

そんな時に、友人から「DentNet」の話を聞きました。当院では、来院患者様へのサービスとキャンセル対策の意味で、メール連絡サービスを実施していましたが、「DentNet」であれば、予約管理機能も充実しており、なおかつメール送信が自動で行える点に魅力を感じました。

メール送信サービスは、スタッフが毎日1人1人に手動で送信していましたが、これが自動化できたので、とてもメリットを感じています。ちなみに、メール連絡を始める前のキャンセル率は15%ほどありましたが、現在は8?9%代まで減少しており、確実に効果を実感しています。

当院ではDentNet導入前に紙での予約管理に不都合が生じていました。開業から3年経ち、お蔭様で患者さんも増加傾向にあり、長い場合では、次回のお約束が１ヶ月先というケースも多くなり、問い合わせや変更の対応に時間がかかることが多々ありました。

昨年、「お試し利用キャンペーン」の案内があり、スタッフと相談した結果、試してみることにしました。実際に使用したスタッフから「記入漏れも減り、正直あると嬉しいです」というコメントを聞き、「スタッフの業務が円滑になるなら」と考え、本導入することに決めました。

当院では昨年リニューアルで拡張を行いましたが、その際、1Fと２Ｆにフロアーが分かれることになりました。そこで、フロアー間での情報をスムーズに共有する必要性が出てきました。導入目的である「フロアー間での情報共有」はもちろん実現しましたが、「チェアサイド予約」を始めてみて、事前にきいていた通りに効果を実感しています。

担当者と患者さんのコミュニケーションが深まるのみでなく、担当者が直接要望を聞き入れながら細かくアポイントをコントロールできるので、効率のよいアポ管理が実現しました。チェアサイド予約を始めて良かったと思います。

また、自宅に予約表を持ち帰らなくても、いつでも最新の状況を把握できる点もとても便利です。友人や知人から携帯に電話があった場合でも、自宅からカンタンに予約をとってあげたりしています。

http://www.naritashika.com/

現在、導入して1年経ちました。

虫歯治療の患者様には受付で、歯周病治療の患者様やリコールに対しては、チェアサイドで行っています。交代制で休みを頂いている当院ですが、担当についてのアポイントミスは今ではありません。

また、アポイント確認のお電話もしくは、メールをDentNetが確実にしてくれますのでアポイント確認業務が減り、受付スタッフは体力的にも楽になり、本来の患者様対応に集中できるようになりました。

また、患者様の「うっかり忘れ」がなくなることにより、医院にとっても収入ＵＰにつながっていますし、また患者様に対しては治療途中離脱による悪化防止もしてくれています。DentNetは私たちにとって「大事なスタッフメンバー」の一人です。

http://www.yamamura-dc.com/

当院の診療室は【受付は１Ｆ／治療２Ｆ／予防３Ｆ】という構造で、情報のやりとりにミスや手間が多くありました。
特に、次回予約の連絡がうまくいかないことが多かったので、情報共有とＤＨ自身によるアポイント管理の目的でデントネットを導入しました。

当然ながら導入後、もっとも便利になった点は「情報共有」です。
予約内容が色分けされているので、「遅刻」や「急患」など時々刻々と変化する状況がわかりやすく確認できますし、最新の予約情報を各フロアで確認できるため、インカムでの煩雑なやりとりが少なくなりました。また、衛生士が自分自身でアポイントをとれるようになり、予約を入れられる患者数も増えました。

自分の予定を予約表にメモしておくことで、家からでも診療室からでも確認できますし、衛生士が自宅から他の予定を入れられるようになったことも喜ばれています。単なる予約帳に変わるだけではなく、使えるツールがたくさんありますので、とても重宝しています。