歯科経営の強い味方　インターネット予約、定期健診予約、リコール管理がスムーズに！

担当衛生士とのコミュニケーションを深める意味で「チェアサイド予約」を実施しています。担当者が"お約束"することで、予約の重みが断然変わります。

特にメンテ患者さんの場合には、その方の生活背景までを含めた、きめ細かい対応ができるので、担当衛生士と患者さんの相互理解が生まれ、来院モチベーションアップやキャンセル防止のみでなく、いろんな面でメリットが生まれています。

デントネットを初期の頃から導入しています。ほとんどの患者様の次回予約が１ヶ月以上先にもかかわらず、キャンセル率はほんの数パーセントです。またお蔭様でデントネット導入以来、患者さんも増え続けています。

デントネットのメールや患者DBを活用していくことで、患者さんとの距離も縮まり、医院の信頼や愛着につながります。そしてそのことにより、自費率も当然アップしてきます。

このシステムは、今後の歯科医院経営にとってなくてはならないものになっていくと思います。

当院ではDentNet導入前に紙での予約管理に不都合が生じていました。開業から3年経ち、お蔭様で患者さんも増加傾向にあり、長い場合では、次回のお約束が１ヶ月先というケースも多くなり、問い合わせや変更の対応に時間がかかることが多々ありました。

昨年、「お試し利用キャンペーン」の案内があり、スタッフと相談した結果、試してみることにしました。実際に使用したスタッフから「記入漏れも減り、正直あると嬉しいです」というコメントを聞き、「スタッフの業務が円滑になるなら」と考え、本導入することに決めました。

現在、導入して1年経ちました。

虫歯治療の患者様には受付で、歯周病治療の患者様やリコールに対しては、チェアサイドで行っています。交代制で休みを頂いている当院ですが、担当についてのアポイントミスは今ではありません。

また、アポイント確認のお電話もしくは、メールをDentNetが確実にしてくれますのでアポイント確認業務が減り、受付スタッフは体力的にも楽になり、本来の患者様対応に集中できるようになりました。

また、患者様の「うっかり忘れ」がなくなることにより、医院にとっても収入ＵＰにつながっていますし、また患者様に対しては治療途中離脱による悪化防止もしてくれています。DentNetは私たちにとって「大事なスタッフメンバー」の一人です。

http://www.yamamura-dc.com/

当院はメインテナンス・リコールを主軸とした「予防健診型歯科医院」なので、 メインテナンスにいらして頂いている患者さんのアポイント管理を主目的として デントネットを導入しました。 また患者さんの来院履歴やチェアー稼動率、その他統計情報の収集が行なえる点も 導入の大きな要因になりました。

DentNet導入後に便利になった点は、以下の3点です。

• リコール率が向上した。（数ヶ月先の予約が取れるようになった為）
• キャンセル率が減少した。（事前メール案内などの利用により）
• 受付だけでなくドクター、スタッフ全員でアポイント管理が行えるようになった。

予防に力を入れたい医院、大型化を目指している医院ではメリットは大きいと思います。

当医院は開業して１年半ですが、導入を考えた一番の理由は、患者さまの利便性、および顧客ファイルの統計分析の必要性を考えたからです。

ネットで患者さま自身が予約の受付や変更ができるのはもちろんのこと、「無断キャンセル」や「リコールの事前告知」「院内新聞のメール配信」などにも応用可能。また患者さまの来院理由、紹介患者経路の分析など、今後増加する（であろうと期待したい！？）患者さまの囲い込みのためにも購入に踏み切りました。

導入当初は、使い慣れた予約帳がなくなったので（というか、ジェニシスさんに没収された...）困惑はしましたが、スタッフの方が慣れてしまい、こっちの方が使いやすいと言われたので安心でした。ネット環境があれば、自宅や出先からでも閲覧出来るので、勤務医の管理や訪問診療のスケジュール管理なども把握できるため重宝しています。

デントネット導入にあたって、初めに期待したことは、リコール率アップでした。その結果、４月のリコール率は、９２％を達成しました（恐るべしDentNetです）。

予想外だったのは、スタッフのアポイントに対する時間管理能力が飛躍的に向上したことです。情報の共有化の威力は、物凄いものがあります。２４時間患者さんと医院のために最高の働きをしてくれる最強のスタッフです。

DentNetを使い始めてまだ半年ですが、受付からアポイント帳がなくなりました。

慣れるまでには、時間がかかっても、どこでも自由にアポイント帳が見られるのは、いいですね。家に帰っても見ることが出来ます。リライトカードを併用すると、アポイントのミスがなくなりました。

また、メインテナンスを担当している衛生士には、チエアの所でアポイントが取れるので好評です。リライトカードをお渡しすると「ハイテクね」と患者様から言われます。

いままでのノートと比べ予約メモ機能があるので、次回への申し送りもしっかりと行なえるのが便利です。

そして、何より効果が大きいのは「予約の確認連絡」「無断キャンセル」「リコール」などの自動連絡機能です。以前の無断キャンセル数のうち35％（50人）を減らすことができました。患者様にも大変喜んでいただいています。

正直、はじめは導入できるか、自分達がついていけないのではないかと不安でしたが、機械音痴の私達でも理解できるよう、しっかり運用できるまで教えていただきました。お陰でスタッフも楽になり、また、患者様にも喜んでいただく事ができ、笑いが増え、ますます明るい医院になりました。

遠隔操作により、何時でも何処でも指定ＰＣにより予約表が見られるため、今まで毎日行なっていた「予約連絡作業」を、事務所に添付メールで送るという手間もなくなりました。

（コメント　主任　歯科衛生士　堀さま）

オートリコール機能で無断キャンセルを徹底予防！

当院（1990開業）は、当初、ユニット数３台、歯科医師は、私と家内（主に咬合誘導、事務経理など担当）の２名、歯科衛生士２名、助手１名で始めました。

近年の患者ニーズに合致したのか年々、予防管理を希望する患者数が増加し、人気のある時間帯では、診療のアポイント間隔が長くなってしまったり、急患、新患に対応困難な状況も起こり始めました。

そこで2003年に３階部分の増改築を行い、２台のユニットを追加して『予防・矯正ルーム』[別名：『ゆう子（家内の名前です）の部屋』]を拡充しました。それに合わせてスタッフも増員し、現在の体制が整いました。

ユニットを増やしたことで、患者一人当たりの診療時間が３０分から４５分、症例いよっては１時間をさき、朝９時から午後６時１５分、昼休みの１２時半から２時を除いても四十数人の患者の予約管理を紙の予約表で行わなければならなくなりました。

すると今度は、受付において、来院患者や電話予約を取る際の予約表、予約カードへの記入・転記ミス、予約変更、キャンセルされた際の記入漏れ、予約の消し忘れ等々の人為的エラーが非常に目立つようになりました。何名ものスタッフを抱えている関係からこのような避けられるミスは最小限に食い止める必要も出てきました。

例えば、アポイントの消し忘れなどのミス、無断キャンセルが１日に３人あったとしましょう。 一人保険収入が仮に500点あったとすれば１日で1500点、月22日診療するとしたら33,000点にもなります。テナント料、人件費、光熱費、借入金の返済等々、診療室から必然的に出て行く支出は多額です。そこで、かねてから興味のあった予約システムを探し始めました。

最初に導入一歩前まで進んだのは、レセプトコンピューターのオプションのものでした。レセプトの情報が全て共有できるメリット、価格の安さは魅力的でしたが、この患者は３０分、別の患者は４５分などという細かな設定が不可能で、柔軟性に欠け、ソフトに診療体系を合わせなければいけないような印象を受け導入するには至りませんでした。ほかにもさまざまなソフトを見てみましたが、最終的に導入したのはDentNetです。

十年前から導入しているMacintosh用の歯科データ管理ソフトDentalX［(株)プラネット］とも連携可能なことが導入のきっかけになりました。

『DentNet』の特記すべき特徴は、ソフトウェアを買ってパソコンにインストールするのではなく（会社によっては、子機１台増につき何万円増しなんていうものもあります）会社側のサーバーにソフトシステムが存在します＜ ASP：アプリケーションサービスプロバイダ＞　医院側では、インターネット閲覧ソフトMicrosoft社 Internet Explorerや　Apple社 Safari などで入力、閲覧、各種設定まで行えるので　インターネットに接続できるパソコンがあれば医院でも自宅でも他人の家でも入力操作が可能です。

また、患者さんが自分で予約を入れられるようにすることも可能です。（今の所、当院では色々な弊害があるので行っていません）現在、患者さんが自分の予約を確認する事と　確認メールの送信を設定する事を可能にしております。

これらの設定を各医院の事情にあわせてシステムを構築する事が出来ることも大きな特徴です。スタッフが、予約をとる場合においては、かつて、一枚一枚予約表をめくっていましたが、現在では検索機能を使う事で非常に短時間での予約が可能です。

当院での予約システムソフト導入前後の比較をまとめました。今年度から導入を開始し、患者予約のペーパーレスがやっと完成した現在、さらなる発展を考えています。

まず診察券のリライトカード（ 文字を印字・消去することにより、数百回の書き換えが可能なカード ）化です。そうすれば、さらなる転記・記入ミスが防げるはずです。

もう一つは、電話を使い自動で予約確認をする『オートコール』への発展です。かつては、破産撤退した『サクセスコール』という高額なシステムもありましたがオプション機能を加えれば、断然安い投資でこれが可能になります。その結果、さらに『無断キャンセル』を減らせるのではないかと思っています。

DentNetなら、ご利用中のレセコンやDentalXとの連携も可能です！