チェアサイド予約で効率のよいアポ管理が実現
埼玉県 成田歯科医院 成田宗隆先生
当院では昨年リニューアルで拡張を行いましたが、その際、1Fと２Ｆにフロアーが分かれることになりました。そこで、フロアー間での情報をスムーズに共有する必要性が出てきました。導入目的である「フロアー間での情報共有」はもちろん実現しましたが、「チェアサイド予約」を始めてみて、事前にきいていた通りに効果を実感しています。
担当者と患者さんのコミュニケーションが深まるのみでなく、担当者が直接要望を聞き入れながら細かくアポイントをコントロールできるので、効率のよいアポ管理が実現しました。チェアサイド予約を始めて良かったと思います。
また、自宅に予約表を持ち帰らなくても、いつでも最新の状況を把握できる点もとても便利です。友人や知人から携帯に電話があった場合でも、自宅からカンタンに予約をとってあげたりしています。
◆なぜ今「チェアサイド予約」が増えているのか？
チェアサイド予約と一口にいっても、スタッフの人数や質、医院の規模、
目的や活用シーンによってさまざまなバリエーションがあります。
◆チェアサイド予約のおもな目的と効果・メリット
担当衛生士が、チェアサイドで自分のクライアントと直接予約をとることで、
お互いに「私とあなたの“お約束”」という意識が芽生え、人間的な信頼関係が高まります。
単なる「予約」が「約束」に変わることで、 歯科医院に通う目的に「担当衛生士さんに会いに来る」という要素も加わるため、 モチベーションが続くこと、さらにはキャンセルも減少するというメリットがあります。
また、衛生士自身にも責任感、やりがい、時間管理能力が高まるという、付随的なメリットがあります。
歯科医院で特別な「対応をしてもらった」と患者さんが思うのはどんなときか。
やはりクリニックで一番偉い「院長」の時間を独占した時ではないでしょうか？
ささやかな特別感の演出として、院長自らが予約をとってあげることで医院へのロイヤリティも高まります。
また、もっとも効率のよいタイミングで、先々の予約を確保することができるので、満足度もアップし、入金までの期間も最短になります。
歯科医院への不満ベスト３には、いつも「待ち時間」があげられます。
さらに中でも最も不満が大きいのは、「会計の待ち時間」なのだそうです。
受付に集中していた業務をチェアサイド、あるいは待合室にもどる通路の途中などにも分散することで、予約が集中する「○時00分」「○時30分」といったきりのいい時間帯でも、待合室での交通渋滞が解消できます。
勤務医の多い医院では、担当制などアポイントのトラブルが多いもの。
営業マンが自分のスケジュールとアポイントを管理するように、歩合給のDRも、自らアポイントをコントロールできるシステムを導入しましょう。
歩合給のDRも自分でアポイントをコントロールすることで、トラブルも減少し、生産性の高い仕事を実現できます。しかもDentNetなら、インターネットにつながるパソコンがあれば、自宅からでも予約表を閲覧できるので、できるDRは前日にシュミレーションをして診療に臨めます。
